Zugriff auf Dokumente und Daten – Ortsunabhängig und kostengünstig

Wer kennt das nicht…

  • Unterwegs bei den Verwandten und mal schnell das Urlaubsvideo zeigen
  • Bei der Angebotsbesprechung die Detailinformationen zum Produkt präsentieren
  • Die letzten Versicherungsabrechnungen für die Besprechung mit dem Berater sichten

Und noch viele weitere Situationen…

In denen man Daten benötigt und diese nicht griffbereit hat. Aber warum ist das eigentlich ein solches Problem? Warum mangelt es in der heutigen Zeit immer noch daran, die passenden Informationen im richtigen Moment griffbereit zu haben?

Unsere Vermutung: Daten- und Technikchaos.

Was meinen wir damit?

Nehmen wir kurz von dem Problem Abstand und betrachten unsere Technik die wir Tag für Tag nutzen.

  • PCs und Notebooks
  • Tablets
  • Smartphones
  • Cloud basierte Speicherlösungen
  • Emails
  • uvm…

Dazu kommt noch der Fakt, dass wir diese Geräte stellenweise mehrfach besitzen um zwischen dienstlich und privat zu differenzieren.

Daraus resultiert, dass Dokumente, Medien und andere Daten auf den von uns genutzten Geräten verteilt sind und nur in den seltensten Fällen synchronisiert.

„Auf welchem Gerät hatte ich doch gleich das Foto….“
„Das habe ich leider grade nicht griffbereit, kann ich es Ihnen nachreichen“

Natürlich gibt es in der heutigen, von der Cloud getriebenen Zeit, viele Möglichkeiten Daten Geräteunabhängig zu synchronisieren… aber möchte ich das? Möchte ich, dass meine persönlichen Daten auf Servern und Speichern liegen, die ich nicht kenne, die ich nicht anfassen und die ich nicht verwalten kann?

Diese Frage muss natürlich jeder für sich selbst beantworten, wir helfen Ihnen gerne dabei die unterschiedlichen Technologien zu vergleichen und die für Sie passende Lösung zu finden.

Der Geschäftliche Bereich:

Hier ist es wichtig die Daten jederzeit sicher und verfügbar zu haben. Eine gute Lösung hierfür ist in unseren Augen Office 365. Die verschiedenen Pläne ermöglichen es, dass passende Produkt für viele Anwender zu finden und einzusetzen. Beispielsweise die Business Premium Lösung. Noch vor einigen Jahren musste ich für jedes Gerät, dass man genutzt hat eine einzelne Office Lizenz erwerben. Mit diesem Plan ist man berechtigt mehrere Geräte mit der gleichen Lizenz zu betrieben, solange es der gleiche Benutzer ist.

In meinem Beispiel also – 1 Tablet, 1 Smartphone, 2 Notebooks und ein Desktop PC. Und das alles mit einer Lizenz für knappe 10€ im Monat. Zusätzlich habe ich ein Online Exchange Server mit dem ich meine Emails, Kontakte und Termine professionell verwalten kann und diese auf allen meiner Geräte synchron habe. Ebenso ist 1TB Cloudbasierter Speicherplatz enthalten, mit dem ich meine Dokumente jederzeit verfügbar habe und diese mit Mitarbeitern, Kollegen, Kunden und Partnern teilen kann (sofern ich das wünsche).

Der Private Bereich:

Videos, Fotos und Musik sind die Medien, die größere Datenmengen verursachen. Was mache ich damit? Der Speicherplatz von Diensten wie Dropbox oder OneDrive ist doch teuer?!

Es gibt schon sehr lange Netzwerkspeicher-Lösungen, sogenannte NAS-Systeme. Mit diesen habe ich die Möglichkeit in meinem Heimnetzwerk Dokumente, Daten und Medien zur Verfügung zu stellen. Einige dieser Lösungen bitten auch eine Art Cloud-Speicher an. Der Vorteil hierbei ist, dass alles in der eigenen Verwaltung liegt.

Der Hersteller Synology bietet mit seinen Systemen unter anderem eine Funktionsweise wie Dropbox. Ich bin also in der Lage die Daten auf andere Geräte zu übertragen und damit gemeinsam von Unterschiedlichen Orten mit diesen Daten zu arbeiten.

Der Speicherplatz ist hier lediglich durch die von mir gewählten Festplatten limitiert (und nicht durch Abonnements oder ähnliches) und ich selbst kann entscheiden, welche Funktionen ich nutze und welche nicht.

Ich habe zum Beispiel einen NAS-Speicher von Synology in meinem privaten Netzwerk eingerichtet und diesen so konfiguriert, dass die Mediendaten wie Musik, Fotos und Videos in unserem Netzwerk gestreamt werden können. Damit habe ich eine zentrale Ablagestelle für meine Multimedia-Daten und kann sie von allen Geräten erreichen.

Eine Synchronisierung von Dokumenten (wie beispielsweise gescannte Dokumente, Word & Excel Daten usw.) wäre ebenfalls ohne großen Aufwand möglich.

Das Ziel das verfolgt wird ist klar:

Eine Lösung mit der die Daten griffbereit sind und diese auch mit anderen geteilt werden können. Zusätzlich soll es möglich sein, Berechtigungen zu verwalten und schnell darf es bitte auch sein.
Egal wann, egal wo, egal von welchem Gerät.

Zusammenfassung:

Es ist wie immer im Leben… Wenn ich weiß was ich will, kann ich mich auf die Suche nach der passenden Lösung begeben. Für die verschiedensten Anforderungen gibt es unterschiedliche Lösungen die sich nicht nur im Detail unterscheiden. Ich muss mir Gedanken darübermachen, wie wichtig mir meine Daten sind, ob ich bereit bin diese auf fremden Servern oder sogar im Ausland zu speichern, welche Verfügbarkeiten ich benötige und ob ich diese nur für mich, oder auch für andere Personen zur Verfügung stellen möchte.

Gern helfen wir dabei, die passende Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und richten diese gemäß Ihrer Wünsche mit Ihnen gemeinsam ein.

bensys – run IT

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